E-mail je v současném podnikání nejčastěji využívaný komunikační nástroj. Práce s ním je snadná a rychlá a umožňuje vám komunikovat s ostatními, když jste mimo kancelář. Navíc je méně rušivý než telefonování nebo SMS, takže můžete zprávy posílat pohodlně. Většině z nás chodí denně stovky e-mailů, a stejně tak i našim zákazníkům. To je ten hlavní důvod, proč některé zprávy mohou v záplavě ostatních sdělení zůstat nepovšimnuty. Přinášíme vám 10 tipů, jejichž dodržování vám umožní udělat dobrý dojem a zvýšit pravděpodobnost, že vaše e-maily nebudou bez odezvy.
TIP č. 1: Předměty vašich e-mailů by měly být specifické.
Tak, jako se pro přečtení článku na internetu rozhodnete podle jeho nadpisu, se příjemci vašeho e-mailu podle jeho předmětu rozhodnou, jak moc je pro ně důležitý. Předmět e-mailu by měl být stručný, relevantní a specifický. Když někomu posílám první e-mail, vždy se snažím do předmětu uvést jméno příjemce, a také informaci o tom, odkud danou osobu znám. Například předmět „Ahoj Petře, seznámili jsme se na večírku v sobotu“ je mnohem zajímavější než „Reaguji na naši schůzku“ nebo „Rád jsem Vás poznal“.
TIP č. 2: Buďte struční.
Lidé většinou nemají moc času a také neradi čtou dlouhé a nudné e-maily. Držte se proto vašeho tématu. Pokud toho máte na srdci hodně, ušetřete raději čas a využijte telefon. V případě neformální komunikace je efektivní využívat pouze právě předmět e-mailu, jako například „Máš zítra čas na oběd?“.
TIP č. 3: Využívejte odrážky.
Vždy, když chcete někomu položit více otázek, zkuste použít odrážky. Díky tomu budou vaše e-maily přehlednější a usnadníte vašemu protějšku tvorbu odpovědí.
TIP č. 4: Vychvalte příjemce.
Pokud píšete e-mail někomu, koho moc neznáte, nebo nějaké známé osobnosti, je vhodné uvést, kde jste se setkali, kdo vás doporučil nebo jak daného člověka znáte. Pokud mi například přijde e-mail s předmětem „Moc se mi líbí Váš blog. Prosím, pošlete mi informace o vašich seminářích“, zareaguji určitě spíše, než pokud mi přijde zpráva s předmětem „Prosím o informace o vašich seminářích“.
TIP č. 5: Uklidněte se.
Je důležité, abyste dobře zapůsobili. Někdy je dobré se držet rčení „mluviti stříbro, mlčeti zlato“. Jinými slovy, raději si vaši zprávu dvakrát promyslete, abyste nevyzněli nepříjemně. Pokud jste naštvaní nebo rozladění, nejprve se uklidněte. Pamatujte na to, že si příjemce vaši zprávu může uložit, vytisknout nebo ji někomu přeposlat, proto neposílejte nic, čeho byste mohli litovat.
TIP č. 6: Dejte si pozor na chyby.
Před tím, než kliknete na „odeslat“, si raději text e-mailu zkontrolujte. Zaměřte se na chyby v gramatice a typografii. Důležité e-maily si klidně přečtěte nahlas a ujistěte se, že sdělují přesně to, co máte na mysli. Špatně strukturovaný e-mail o vás může vytvořit dojem, že jste neprofesionální, ledabylí či nevzdělaní.
TIP č. 7: Chraňte e-mailové adresy.
Pokud musíte rozeslat e-maily větší skupině lidí, dbejte na to, aby byla zajištěna ochrana soukromí příjemců. V případě, že se dané osoby neznají, používejte možnost „slepá kopie“. Tak se jednotlivým příjemcům zobrazí jen váš e-mail.
TIP č. 8: Nepřehánějte to s používáním tlačítka „odpovědět všem“.
Tato funkce sice může být užitečná, ale tak může vést k frustraci těch, kdo o odpověď nestojí. Odpovídejte jenom těm, kdo odpověď potřebují.
TIP č. 9: Před tím, než někomu pošlete velkou přílohu, ho požádejte o svolení.
Lidem často vadí, když mají e-mailovou schránku zaplněnou fotografiemi a velkými přílohami. Získejte si proto svolení, nebo použijte služby pro sdílení dokumentů, jako jsou například Dropbox.com nebo Leteckaposta.cz.
TIP č. 10: Dejte příjemcům e-mailů čas na odpověď.
Někteří lidé si e-mail nekontrolují vícekrát za den. Pokud potřebujete získat odpověď rychle, použijte telefon nebo do předmětu e-mailu uveďte slova jako „Prosím, přečtěte si tento e-mail“ nebo „Urgentní“, abyste tak pomohli uživateli snadno rozlišit důležité zprávy.
Především ale buďte slušní. Ty nejdůležitější věci se můžeme naučit od dětí. Když o něco žádáte, používejte slůvko „prosím“. Pokud pro vás někdo něco udělá nebo vám něco poskytne, řekněte „děkuji“. Vaše on-line reputace je součástí vaší osobní značky. Proto je „zlaté pravidlo“ stále tak důležité: chovejte se k ostatním tak, jak byste chtěli, aby se oni chovali k vám.