Anatomie skutečně efektivního emailu

E-mail je naším nejdůležitějším komunikačním nástrojem. S ohledem na efektivitu snad neexistuje lepší metoda komunikace v digitálním marketingu. Přinášíme vám proto seznam snadno aplikovatelných tipů pro profesionální tvorbu e-mailů.

 

Interní e-maily

Při rozesílání interních e-mailů se držte následujících zásad:

Buďte pochopitelní: Ujistěte se, že použitý předmět e-mailu jasně definuje úkol a je úzce propojen s obsahem – tím usnadníte nalezení e-mailu, pokud se někdy budou hledat zprávy související s určitým tématem.

Buďte struční: Snažte se, aby e-maily byly krátké a výstižné.

Buďte korektní: Vždy buďte slušní a používejte správnou gramatiku.

Buďte profesionální: E-maily mohou být přátelské, ale pište je profesionálně a neodbočujte od tématu.

Buďte realističtí: Urgence používejte pouze výjimečně.

 

Externí e-maily

Při posílání e-mailů mimo váš podnik se držte následujících zásad:

Předmět: Vždy používejte vhodný předmět e-mailu, který bude souviset s obsahem e-mailu.

email_1

Důraz na detail: Snažte se používat správnou gramatiku a vyhýbejte se zkratkám.

Tón e-mailu: Celý e-mail by měl působit pozitivně. Nepoužívejte negativní obraty a vyhněte se obviňování.

Buďte osobní: Dělejte si poznámky o jednání s klienty a v budoucnu je zužitkujte při komunikaci, abyste vytvořili silnější pouto.

Formátování: Používejte správné fonty a velikost a barvu textu, a to v celém e-mailu. Budete tak působit konzistentně a zlepšíte čitelnost.

email_2

Prolomení ledů: Oslovujte příjemce přímo a nezapomeňte na vhodný pozdrav. Například: „Ahoj Petře, doufám, že se ti daří dobře.“ nebo „Ahoj Petře, děkuji ti za zprávu.“

Účel: Jasně definujte účel e-mailu již v první větě. Například: „Reaguji na zveřejněná doporučení SEO týmu.“

Nabídněte řešení: To je velice důležité a dodá to vaší konverzaci smysl. Poskytování komplexnějších řešení může ovšem vyžadovat komunikaci prostřednictvím telefonu nebo osobního kontaktu, na což je dobré v e-mailu upozornit.

Otázky: Když se někoho na něco ptáte, nebo žádáte o informace, poskytněte nejprve všechny relevantní informace a potom se přímo zeptejte. Například: „Je toto něco, o co byste měli zájem?“ nebo „Až se vám to bude hodit, můžete to prosím poslat?“

Odpovídání na otázky: Na otázky odpovídejte přímo. Je užitečné tuto příležitost využít a hned poskytnout odpovědi i na případné budoucí dotazy. Například: „Pokud jde o on-page SEO, podle SEO týmu je důležité…“

Závěr: E-maily zakončujte výzvou k další komunikaci. Například: „V případě jakýchkoliv otázek nebo připomínek mě prosím kontaktujte.“

email_3

Řetězce e-mailů: Pokud píšete odpověď na e-mail, ujistěte se, že odpovídáte na řetězec e-mailů. Díky tomu bude mít příjemce sdělení přehled o předchozí komunikaci. Pro nová témata ovšem vytvářejte zcela nové e-maily, aby nedocházelo k nedorozuměním.

Kopie e-mailů: Pokud vám přišel e-mail a v záhlaví je uvedeno, že kopie e-mailu byla zaslána i někomu jinému, nezapomeňte této osobě poslat také kopii vaší odpovědi.

Vysoká priorita: Občas můžete použít nastavení vysoké priority, ale snažte se vyhnout urgentnímu nastavení nebo výzvám v předmětech, že se jedná o důležitá sdělení. Nikdy nevíte, jak moc je daný e-mail důležitý pro příjemce.

Kontrola e-mailu: Vždy si po sobě e-mail zkontrolujte ještě před tím, než ho odešlete.

Další užitečný tip: Snažte se nevyplňovat políčko, kam se uvádí příjemce e-mailu, ještě před závěrečnou kontrolou. Někdy se vám totiž může stát, že po dopsání e-mailu reflexivně kliknete na tlačítko pro odeslání.

V dalším článku tento týden se můžete těšit na konkrétní videonávod, ve kterém si prakticky ukážeme, jak má vypadat správná struktura vašeho e-mailu.

 

Petra Svobodová

je svobodná a šťastná online podnikatelka. Členka týmu Davida Kirše, kterému pomáhá nejen s publishingem na firemních blozích, ale i s marketingovými videi a tvorbou videonávodů pro podnikatele, např. jak si nastavit SmartSelling (MioWeb, FAPI, SmartEmailing a jiné podnikatelské aplikace pro podnikání).


Také pomáhá a radí online podnikatelům, jak díky videím mohou oslovit své zákazníky. Jejím cílem je dělat pro klienty animovaná videa, která jednoduše, zábavně a lidsky vystihnou podstatu, výhody a výjimečnost jejich projektu.


Je autorkou online kurzů Online Video Academy ,dále Milionový Web a tvůrkyní projektu Animačka.

Také ráda vaří, jí, cestuje, tancuje a vzdělává se :) Můj příběh si přečtete zde >>

Komentáře

    Přidat komentář

    * Nezapomeňte na povinné pole.